C’est de nouveau le moment : jour de paie. Oui, pour les employés, le jour de paie est un jour de fête. Mais pour les responsables des ressources humaines qui préparent encore leurs paies manuellement, le jour de la paie n’est pas exactement le point culminant du mois.
La préparation de la paie sans système spécialisé peut être synonyme d’exercices d’incendie, de nombreuses heures passées à regarder des tableaux Excel et de temps passé à l’écart des choses qui comptent vraiment pour le succès de l’entreprise.
Heureusement, les services des ressources humaines disposent aujourd’hui de systèmes de paie qui automatisent pratiquement toutes les activités liées à la rémunération des employés : paie, avantages sociaux, primes, etc.
Vous n’avez toujours pas de système de paie pour votre département des ressources humaines ?
Dans ce billet, nous vous expliquons ce qu’est un système de paie et comment il peut avoir un impact sur votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de paie ?
Si vous commencez tout juste à vous demander si vous avez besoin ou non d’un système de paie, vous avez probablement une assez bonne idée de ce à quoi ressemble le traitement de la paie. Mais vous n’avez peut-être pas une compréhension complète de ce qu’il est exactement ou de ce qu’il fait.
Alors, qu’est-ce que c’est ? En termes simples, un système de paie peut être décrit comme une application qui rationalise et gère les paiements des employés.
Nous savons que vous êtes conscient de l’importance d’offrir un bon salaire à vos employés et de veiller à ce qu’ils reçoivent leurs chèques de paie à temps. Car après tout, vous appréciez vos employés et vous savez que vous ne pourriez pas diriger l’entreprise avec succès sans leur soutien.
Par conséquent, la tâche la plus importante du système de paie est de calculer avec précision les chèques de paie de chaque employé. Il peut aussi facilement suivre le nombre d’heures travaillées, afficher le taux de rémunération et calculer ce qu’un employé devrait être payé pour une période donnée.
Il peut également assurer le suivi du temps et des présences, permettre aux employés de soumettre des demandes de congés, calculer les déductions avant et après impôt, gérer les dépenses, et bien plus encore.
Bien que l’on puisse penser que l’acquérir signifie dire au revoir au personnel en charge, il y a peut-être plus à considérer. Si vous avez plus de 10 employés, vous devrez peut-être faire appel à un spécialiste de la paie pour surveiller et tenir à jour le système.
En outre, si les logiciels de paie peuvent certainement faire la plupart des choses, ils ne remplaceront pas pour autant votre spécialiste de la paie souriant.
Mais quel impact cela peut-il avoir sur votre entreprise ?
Voyons comment elle peut changer le quotidien du service des RH et l’expérience globale des employés.
Le travail de paie vient de devenir beaucoup plus facile
Heureusement pour les services de comptabilité et de ressources humaines, le système de paie peut se charger de la plupart des tâches difficiles en matière de paie. Qu’il s’agisse de stocker de manière pratique les informations de base sur les employés ou de les tenir à jour avec les lois fiscales les plus récentes.
Certains systèmes de paie sont inclus dans un système RH et fournissent des outils permettant de gérer un large éventail d’activités RH. Par exemple, l’addition manuelle du nombre d’heures travaillées dans une semaine peut prendre 20 minutes par employé, et ce n’est que la première étape du traitement de la paie. Il faut ensuite calculer des facteurs supplémentaires tels que le taux de rémunération et les heures supplémentaires. C’est beaucoup de temps passé à payer les employés.
Un système de paie capable de suivre le temps et les présences peut faire tout cela automatiquement, ce qui permet d’économiser des heures de travail.
Une gestion des salaires plus propre et mieux organisée
L’utilisation évidente de tout système de paie est la gestion générale de la paie. Le calcul automatique des salaires selon un calendrier préétabli est un grand avantage. Souvent, cette capacité devra être configurée manuellement. Cependant, une fois configuré, le système peut exécuter le processus de paie avec peu d’efforts supplémentaires de la part de l’équipe RH, hormis des personnalisations occasionnelles.
Suivi du temps et des présences de vos employés
Pour toute entreprise qui paie ses employés à l’heure, la possibilité de suivre les heures et les présences est peut-être la fonction la plus avantageuse du système de paie. Un système qui combine la paie et le suivi du temps élimine tous les tracas créés par le suivi des cartes de temps des employés.
En général, les systèmes de paie sont prêts à contrôler les absences, les congés de maladie, les heures travaillées, les heures supplémentaires et d’autres facteurs.
Ces systèmes peuvent ensuite synchroniser ces informations de manière transparente pour traiter la paie de manière efficace et transparente.
Toutes vos obligations légales à jour
Soyons francs, la législation fiscale est la plupart du temps ennuyeuse et confuse. Il est trop facile de mal comprendre les lois fiscales fédérales et nationales, sans parler des exigences en matière de sécurité sociale. C’est là que nous trouvons une autre façon dont un système de paie peut avoir un impact sur votre entreprise.
De nombreux systèmes de paie se mettent automatiquement à jour lorsque la législation fiscale change.
Une gestion financière irréprochable
La gestion des dépenses, des avantages et des primes peut être effectuée avec le système de paie. Il peut également suivre et calculer divers coûts liés aux employés. Cela peut être un grand avantage pour les entreprises qui gèrent différents types d’avantages pour leurs employés, tout cela peut être fait automatiquement, sans maux de tête et sans faire de dégâts dans les finances de l’entreprise.
Après avoir analysé toutes ces façons dont un système de paie peut avoir un impact sur votre entreprise, nous pouvons en venir à penser que tout système qui vous permet de prendre le contrôle des avantages et du salaire des employés sera certainement un succès.
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